Oletko koskaan pysähtynyt miettimään, mitä tapahtuisi, jos kassajärjestelmäsi hajoaisi kesken kiireisen työpäivän? Tämä ennalta-arvaamaton tilanne voisi pahimmillaan keskeyttää hetkellisesti yritystoimintasi kokonaan.
Kuinka monta tuntia oletkaan käyttänyt erilaisten asioiden selvittämiseen, kuten raportointiin, varastonhallintaan, tuotteiden hinnoitteluun ja katelaskelmiin? Yrittäjät usein vetoavat kiireeseen, mutta mistä tämä kiire lopulta johtuu?
Kun yritystä perustetaan tai uusia investointeja harkitaan, hinta usein nousee tärkeimmäksi tekijäksi päätöksenteossa. Harva yrittäjä osaa kuitenkaan laskea sitä työaikaa, joka kuluu yrityksen päivittäisten hallinnollisten tehtävien hoitamiseen. Vaikka työveloituksen hinnasto olisikin selvä, esimerkiksi ajan viettäminen tilitoimiston luona saatetaan usein mieltää ilmaiseksi työajaksi. Yrittäjän aika on kuitenkin arvokasta, ja monet meistä haluaisivat viettää vapaa-aikaa mieluummin muilla tavoin kuin töissä.
Aluksi halvemman kassaratkaisun hankkiminen saattaa vaikuttaa houkuttelevalta vaihtoehdolta, koska se voi tuntua yksittäiseltä investoinnilta ilman juoksevia kuluja. Kuitenkaan ei ole täysin harvinaista, että yrittäjä kohtaa tilanteen, jossa asiakas ilmoittaa, että häntä on veloitettu maksupäätteellä liikaa ostoksestansa. Yrittäjä lähtee selvittämään raporteista ja kassanauhoista, mitä veloituksia on tehty ja milloin. Tunti tai kaksi saattaa kulua hukkaan. Kuinka paljon tänä aikana olisikaan voinut tehdä muita tuottavia töitä? Jos tämä aika olisi veloitettu asiakkaalta tuntiperusteisesti, olisit ehkä tienannut sata euroa tai jopa enemmän. Yhden tositteen etsiminen saattoi siis maksaa yrittäjälle sata euroa.
Skenaarioita on lukemattomia, mutta tarkoituksenani oli herättää sinut pohtimaan, miten käytät aikaasi yrityksesi pyörittämiseen. Älä aliarvioi aikaasi. Verkossa on levinnyt koskettava kuvitteellinen tarina, joka on jättänyt jälkensä mieliimme. Tarinassa lapsi kysyi vanhemmaltaan, paljonko maksaa tunti hänen työaikaansa. Vanhempi hieman ihmetellen kertoi työtuntihintansa. Lapsi ryhtyi sitten tekemään erilaisia kotitöitä ja antoi kerätyt viikkorahansa vanhemmalleen todeten, että hän haluaa ostaa vanhemmalta tunnin aikaa itselleen.
Miten varautua?
Palataan takaisin ensimmäiseen aiheeseen, kassajärjestelmän hajoamiseen kesken työpäivän. Se on katastrofaalinen tilanne, johon on hyvä varautua. Oletko jo etukäteen miettinyt, miten toimisit tällaisessa tilanteessa? Varakassa on hyvä vaihtoehto, erityisesti jos se on osa päivittäistä käyttöä. Jos kassa haetaan varastosta vain tarvittaessa, saattaa syntyä huoli siitä, käynnistyykö kassa moitteetta ja ovatko siinä varmasti ajan tasalla olevat tiedot. Riippuen kassajärjestelmästä ja käytettävistä laitteista, pilvipohjaisia kassajärjestelmiä voidaan yleensä helposti palauttaa tai kopioida uudelle laitteelle. Kuitenkin parasta turvaa tässä tilanteessa tarjoaa yhteistyö paikallisen toimijan kanssa, joka on tavoitettavissa ja pystyy palvelemaan joustavasti ja tehokkaasti.
On tärkeää tutkia oman ajanhallintaa. Kaikkea työtä ei voi automatisoida, mutta monet asiat voidaan tehdä tehokkaammin. Laadukas ja monipuolinen kassajärjestelmä tarjoaa mahdollisuuden tiedolla johtamiseen ja vapauttaa resursseja tuottavaan työhön. Kassajärjestelmän kuukausittainen kustannus voikin tuoda useamman sadan euron säästöt. Laadukkaat varastoraportit voivat paljastaa sudenkuopat tavaran kierrossa ja ostoissa. Yrittäjän subjektiivinen tieto voi olla lähellä totuutta, mutta toiminnan kasvaessa pienikin prosentuaalinen poikkeama voi aiheuttaa merkittäviä lisäkustannuksia.
Sinun ei tarvitse laskea ja tiedostaa kaikkea tätä itse. TietoAreena on sitoutunut olemaan luotettava kumppanisi kassa- ja maksupääteasioissa. Ohjaamme sinua parhaamme mukaan ja autamme löytämään sopivimman kassajärjestelmän, joka tarjoaa työkalut yrittäjälle säästöjen saavuttamiseen ja toiminnan tehostamiseen, jotta sinulla olisi enemmän aikaa keskittyä tärkeisiin asioihin.
Lue lisää kassajärjestelmistä täältä!
